Ein Berg voll Aufgaben und kein Ende in Sicht? Und auch nach mehreren Stunden Arbeit ist nicht viel vorangekommen? Oft liegt das an fehlendem Zeitmanagement. Denn unstrukturierte Arbeitsweisen können uns Zeit rauben. Um dem entgegenzuwirken beziehungsweise vorzubeugen, gibt es verschiedenste Methoden oder Techniken, die uns helfen, unsere Zeit zu organisieren. Mindplay Marketing hat die wichtigsten für euch zusammengefasst.
Bevor wir damit starten, gibt es aber noch ein paar Grundvoraussetzungen für gutes Zeitmanagement: Vermeide Multitasking, fokussiere dich auf eine Sache und plane genug Pausen!
SMART Methode
Hier geht es vielmehr um eine Zielsetzung als um konkretes Zeitmanagement. Deswegen ist diese Methode eher eine Vorbereitung für einen organisierten Arbeitstag als das Zeitmanagement selbst. Oft nehmen wir uns unrealistische oder unspezifische To-Do’s vor und verschwenden damit unsere Zeit. Dem wirkt die SMART-Methode entgegen, indem jedes Ziel fünf Kriterien erfüllen muss:
Spezifisch – Was möchte ich damit genau erreichen?
Messbar – Hat dieses Ziel messbare Auswirkungen?
Attraktiv – Handelt es sich um ein attraktives Ziel, arbeite ich gern darauf hin?
Realistisch – Ist dieses Ziel realistisch?
Terminiert – Kann ich dieses Ziel terminieren? Und wenn ja, wie?
Sind diese Kriterien erfüllt, darf das Ziel in Angriff genommen werden!
Die ABC Technik
Auch das ist eine Vorstufe zum eigentlichen Management. Denn die ABC-Technik kategorisiert Aufgaben und Tasks nach Relevanz und Wichtigkeit. Grundsätzlich ist das eine sehr einfache Formel: Je wichtiger ein To-Do, desto mehr Zeit hast du dafür.
A- sehr wichtige Aufgaben – 80% deiner Zeit
B- weniger wichtige Aufgaben – 15% deiner Zeit
C- nicht wichtige Aufgaben – 5% deiner Zeit
Mit diesem ersten Schritt ist geklärt, worauf dein Fokus liegt. Anschließend kannst du also direkt mit der Arbeit beginnen – oder falls du noch mehr Struktur brauchst – weitere Methoden einarbeiten.
Eisenhower Matrix
Dieses Prinzip erweitert und ergänzt die ABC Technik. Denn die Matrix funktioniert auch, wenn man in einer Führungsposition oder im Team arbeitet. Außerdem unterscheidet sie zwischen Wichtigkeit (Relevanz) und Dringlichkeit (Zeit).
Daraus ergeben sich 4 Kategorien:
A – wichtig und dringlich – sofort selbst erledigen
B – wichtig, aber nicht dringlich – terminieren und selbst erledigen
C – nicht wichtig, aber dringlich – delegieren
D – nicht wichtig und nicht dringlich – löschen
So werden irrelevante Aufgaben aussortiert und die restlichen Tasks übersichtlich strukturiert.
Timeboxing
„Work expands so as to fill the time available for its completion.“
– C. Northcote Parkinson
Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass je mehr Zeit sich für eine Aufgabe genommen wird, desto mehr Zeit wird auch gebraucht. Das Zauberwort, das hiergegen hilft, heißt Deadlines beziehungsweise Timeboxing. Jede Aufgabe bekommt also eine eigene Box und einen eigenen zeitlichen Rahmen. Eine Timebox kann lediglich 30 Minuten umfassen, aber auch ganze Tage oder Wochen. Wichtig ist, sich an die selbst auferlegte Deadline zu halten und so nicht übermäßig viel Zeit für Tasks zu verbrauchen.
Mit diesem ersten Schritt ist geklärt, worauf dein Fokus liegt. Anschließend kannst du also direkt mit der Arbeit beginnen – oder falls du noch mehr Struktur brauchst – weitere Methoden einarbeiten.
Die Pomodoro Technik
Diese Technik ist für alle unter euch, die sich schwer Zeit für Pausen nehmen können. Dabei sind Pausen alles andere als unproduktiv. Richtig eingesetzt können sie sogar sehr produktiv sein, denn spätestens nach 80 Minuten schaltet unser Kopf ab.
Um strukturiert und zielführend zu arbeiten, lohnen sich als regelmäßige Pausen. Dabei könnt ihr euch zum Beispiel am Prinzip der Pomodoro Technik orientieren. Hier arbeitet ihr 25 min und macht dann 5 min Pause. Nach vier Runden sollte dann für 30 min nicht gearbeitet werden. Danach könnt ihr die Abfolge wiederholen.
